Wdrożenie dedykowanego oprogramowania jakim jest IBM Cognos Controller pozwala wyeliminować słabe strony pracy nad konsolidacją w arkuszach kalkulacyjnych Microsoft Excel, przykładowo:

• pracochłonne zmiany w układzie tabel / formularzy
• błędy w formularzach / formułach
• kreatywność osób dostarczających dane jednostkowe w obejściu blokad i walidacji
• błędy przy przenoszeniu danych porównawczych
• trudność w konsolidacji na poziomie not objaśniających
• trudność w uzgadnianiu danych BO / BZ
• nadmiernie uproszenia przy kalkulacji różnic kursowych z przeliczenia
• brak możliwości pracy zespołowej w procesie uzgadniania obrotów i sald wewnątrzgrupowych
• galopująca pracochłonność obróbki arkuszy przy nabywaniu kolejnych jednostek zależnych

oraz wiele innych niedogodności.

Jednocześnie rozwiązanie IBM Cognos Controller ma coś i dla „miłośników Excela”:

• pozwala importować dane przygotowane w formacie arkuszy excelowych, np. dane lokalnych zestawień obrotów i sald
• umożliwia eksport dowolnych danych i raportów systemowych w formacie Microsoft Excel
• pozwala na opracowanie własnych raportów w formacie Microsoft Excel zasilanych danymi systemowymi, np. wielozakładkowy pakiet konsolidacyjny
• posiada nie tylko interfejs webowy do pracy z danymi wejściowymi, ale i klasyczny interfejs wprowadzenia danych przez Microsoft Excel
• umożliwia wprowadzenie danych w postaci korekt manualnych popartych prostymi kalkulacjami z wykorzystaniem arkuszy excelowych

Główne zalety oprogramowania IBM Cognos Controller:

• wielowariantowość struktury grupy kapitałowej i jej zmienność w czasie
• możliwość posiadania jednolitego sprawozdawczego planu kont
• automatyzacja procesu pozyskiwania danych jednostkowych poprzez ich import z dowolnych źródeł
• walidacja danych jednostkowych bezpośrednio przez jednostki odpowiedzialne za ich poprawność i kompletność
• automatyzacja procesu ewidencji danych i ujęcia wieloletnich korekt konsolidacyjnych
• automatyzacja procesu ewidencji, uzgadniania i eliminacji wzajemnych obrotów i sald
• automatyzacja procesu ewidencji, uzgadniania i eliminacji niezrealizowanej marży
• możliwość ewidencji manualnych korekt konsolidacyjnych na poziomie pozycji sprawozdawczych
• wielowymiarowość danych raportowych
• wielowalutowość, wielojęzyczność
• elastyczność, otwartość, skalowalność

Dla zarządów większych grup kapitałowych, posiadających zagraniczne jednostki zależne, nastawionych na dalszy dynamiczny rozwój i potrzebujących danych skonsolidowanych na potrzeby raportowania statutowego oraz analiz zarządczych decyzja o zastąpieniu arkusza kalkulacyjnego dedykowanym oprogramowaniem do konsolidacji jest wymogiem chwili.

Grupa kapitałowa prowadząca działalność na wielu rynkach zagranicznych powinna zapewnić, żeby rozwiązanie do konsolidacji było również przyjazne dla osób pracujących poza Polską. Powszechnie przyjmuje się, że oprogramowanie do konsolidacji obsługuje kilka języków na poziomie aplikacji (opisy dostępnych funkcji / formatek / raportów itp.), a także na poziomie zaimplementowanych kodów /pozycji sprawozdawczych (np. pełne i skrócone opisy pozycji sprawozdawczych). Jako minimum zakłada się dwujęzyczność, czyli język polski i angielski.

Oprogramowanie IBM Cognos Controller na poziomie aplikacji dodatkowo (oprócz języka angielskiego i polskiego) obsługuje takie języki jak: szwedzki, niemiecki, hiszpański, francuski, portugalski, rosyjski, koreański, chiński (tradycyjny), chiński (uproszczony), włoski, japoński.

Z kolei na poziomie kodów / opisów pozycji sprawozdawczych można zaimplementować dowolny język używany przez poszczególne jednostki grupy kapitałowej. Dodatkowe ułatwienie polega na tym, że decyzja o wyborze opcji językowej pozostaje w gestii każdego użytkownika. Można również zastosować wariant połączony, np. uruchomić aplikację w języku rosyjskim, ale z angielskimi kodami / opisami pozycji sprawozdawczych.

 

Dedykowane rozwiązania do konsolidacji funkcjonują nie rzadko jako integralna część transakcyjnego systemu finansowo-księgowego, dziedzicząc tym samym ograniczenia z tym związane. Takie wymuszone ujednolicenie podejścia do zastosowania informatyki w księgowości lokalnej i sprawozdawczości globalnej w praktyce jest trudne do wykonania, a zarazem nieracjonalne. „Co kraj to obyczaj” - różnice kulturowe, prawne i praktyczne w podejściach księgowych są trudne do eliminowania, a nadmierna unifikacja odbywa się ze szkodą dla lokalnych biznesów i nierzadko potęguje ryzyka ich prowadzenia, w tym ryzyko podatkowe. Globalne systemy finansowo-księgowe są zazwyczaj gorzej dostosowane do lokalnych przepisów prawa w porównaniu do rozwiązań lokalnych. Nie bez znaczenia bywa i taki aspekt jak patriotyzm lokalny lub przyzwyczajenia i utarta praktyka w wyborze systemów informatycznych.

Druga grupa rozwiązań do konsolidacji, do których zalicza się IBM Cognos Controller, to narzędzia uniwersalne, pozwalające zaimplementować wymogi sprawozdawcze z perspektywy grupy kapitałowej z poszanowaniem specyfiki i różnorodności każdej jednostki zależnej. Jak to działa? Po pierwsze, poprzez opracowanie mapy wzajemnych relacji pomiędzy lokalnymi księgowymi planami kont a pozycjami sprawozdawczymi grupy kapitałowej oraz implementacją tych relacji w systemie do konsolidacji. Po drugie, poprzez umożliwienie importu danych z dowolnych źródeł (system ERP, baza danych, hurtownia, a nawet arkusz kalkulacyjny) jako lokalnych danych sprawozdawczych, ale w układzie wymaganym przez grupę kapitałową.

Księgowy plan kont jest fundamentem finansowo-księgowych systemów transakcyjnych, służy do ewidencji zdarzeń gospodarczych, majątku, rozrachunków, środków pieniężnych itp. Ewidencja księgowa dla jednostki jest prowadzona w walucie i języku danego kraju, przede wszystkim zaspokajając potrzeby informacyjne lokalnych interesariuszy, w tym zarządu jednostki, banków, kontrahentów, władz lokalnych. System finansowo-księgowy zwyczajowo jest dostosowany do lokalnych przepisów prawa bilansowego i podatkowego, w tym również sprawozdawczości. W niektórych krajach lub branżach funkcjonują wzorcowe plany kont, czyli urzędowo zdefiniowane wykazy kodów i nazw kont księgowych dostosowane do lokalnych wymogów sprawozdawczych, których zastosowanie jest obowiązkowe.

Księgowy plan kont zazwyczaj ma płaską strukturę, a dodatkowe szczegółowe dane są dostępne na poziomie dodatkowych analityk takich jak wymiary, indeksy zapasów, wykazy kontrahentów, tabele środków trwałych itp. 

Sprawozdawczy plan kont to wykaz pozycji, których układ jest zgodny z wymogami sprawozdawczości na poziomie całej grupy kapitałowej. Wymagana jest tym samym wielowymiarowość danych w połączeniu z koniecznością agregacji lub uszczegółowienia wraz z ich prezentacją w wielu równoległych a zarazem spójnych pomiędzy sobą układach. W przypadku międzynarodowej grupy kapitałowej sprawozdawczy plan kont to ujednolicony na poziomie raportowania wykaz pozycji sprawozdawczych wymaganych przez globalne zasady rachunkowości (np. Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) lub US GAAP).

 

 

IBM Cognos Controller pozwala zaimplementować centralnie zarządzany wykaz pozycji sprawozdawczych w układzie wymaganym przez grupę kapitałową. Dane sprawozdawcze można podzielić na logicznie wyodrębnione części, takie jak elementy główne, noty stanowe, noty z ruchami, a także dedykowane formularze do ewidencji danych o transakcjach wewnątrzgrupowych. Noty objaśniające można zaimplementować w modelu zintegrowanym lub nie, a spójność danych sprawozdawczych jest walidowana poprzez zdefiniowane przez użytkowników biznesowych reguły wzajemnych uzgodnień, co zapewnia prawidłowość danych na każdym etapie procesu konsolidacji. Zastosowanie sprawozdawczego planu kont pozwala na decentralizację procesu konsolidacji w części dotyczącej odpowiedzialności za jakość danych jednostkowych.

Jednostki działające w ramach grupy kapitałowej realizują pomiędzy sobą szereg transakcji, takich jak sprzedaż zapasów i usług, sprzedaż lub aport aktywów trwałych i obrotowych, wypłaty dywidend, udzielenie pożyczek i podobne. Wzajemnie transakcje są ujmowane w lokalnych księgach rachunkowych, a następnie wykazywane w jednostkowych sprawozdaniach finansowych. Na poziomie grupy wymagają one uzgodnienia i eliminacji w procesie kalkulacji danych skonsolidowanych.

IBM Cognos Controller umożliwia zaraportowanie danych o wzajemnych transakcjach z podziałem na ich rodzaje / grupy zdefiniowane przez jednostkę dominującą, przykładowo:

• Należności vs zobowiązania - handlowe i pozostałe / finansowe
• Przychody vs zakupy – usługi / zapasy / odsetki
• Przychody vs kapitał – dywidendy
• Wpływy vs wydatki - przepływy

Dane są wprowadzane do systemu poprzez zastosowanie dedykowanych formularzy sprawozdawczych, obejmują wartości w walutach transakcji oraz walutach lokalnych, i obowiązkowo wymagają wskazania drugiej strony dla każdej transakcji. Po zaewidencjonowaniu danych przez jednostkę są one natychmiast widoczne dla drugiej strony transakcji, co pozwala na ich wzajemne uzgodnienie wraz z wyjaśnieniem i skorygowaniem ewentualnych istotnych różnic.

Procedura uzgadniania wzajemnych obrotów i sald może poprzedzać uzupełnianie pozostałych danych sprawozdawczych, a także może być przeprowadzana częściej niż pozostałe etapy konsolidacji (raz na tydzień / miesiąc / kwartał). Ponadto, wzajemne obroty i salda można porównywać na wymaganym poziomie szczegółowości, w tym zgodnie z zasadą „od ogółu do szczegółu”. Decentralizacja procesu wraz ze zwiększeniem częstotliwości i szczegółowości uzgodnień pozwala na istotną poprawę jakości danych o wzajemnych transakcjach.

Wzajemne obroty i salda pomiędzy jednostkami grupy kapitałowej wymagają uzgodnienia co do waluty transakcji z dokładnością do wskazanej pozycji sprawozdawczej (pozycja bilansu, rachunku zysków i strat, przepływów lub noty objaśniającej). Zaraportowane wartości mogą się różnić z przyczyn obiektywnych - środki pieniężne w drodze, dostawy w drodze, opóźnione faktury. Przykładowo jednostka sprzedała usługi na rzecz innej jednostki w grupie kapitałowej, wykazała je w pozycji przychody ze sprzedaży i należności od jednostek powiązanych, a następnie zaraportowała te dane na potrzeby ich uzgodnienia z drugą stroną transakcji. Z kolei jednostka kupująca zaksięgowała fakturę zakupu z opóźnieniem w następnym okresie sprawozdawczym, więc do wzajemnych uzgodnień prawidłowo zaraportowała zero zakupów i zero zobowiązań.

W systemie IBM Cognos Controller na bieżąco jest widoczna różnica na wzajemnym uzgodnieniu przychodów i zakupów oraz należności i zobowiązań, która wymaga wyjaśnienia i skorygowania. Powszechnie stosowana w grupach kapitałowych zasada wzajemnych uzgodnień brzmi „sprzedający ma rację”, a jej zastosowanie w opisanym przypadku wymaga zaksięgowania transakcji przez kupującego w tym samym okresie, w którym została ona ujęta przez sprzedającego.

Można to uczynić poprzez:

• odpowiednie zaksięgowanie faktury zakupu w lokalnym systemie finansowo-księgowym wraz z ponownym importem / wprowadzeniem danych po korekcie do systemu IBM Cognos Controller
• wprowadzenie manualnej korekty bezpośrednio w systemie IBM Cognos Controller (do automatycznego storna w kolejnym okresie sprawozdawczym).

Wybór podejścia zależy oczywiście od wytycznych ze strony jednostki dominującej.

Usprawnienie procesu polega na jego decentralizacji, przekazaniu odpowiedzialności za jakość danych wejściowych na poziom jednostki – właściciela tych danych oraz istotnej zmianie zakresu pracy zespołu konsolidacyjnego (przejście na poziom wytycznych, konsultacji i kontroli zamiast wyręczania jednostek w wypełnianiu ich obowiązków).

Eliminacja transakcji wewnątrzgrupowych bazuje na zaraportowanych wzajemnie przez jednostki danych o walucie transakcji, kwocie w walucie transakcji oraz kwotach w walucie lokalnej.

Przykład 1:

Jednostka A wykazała należności od jednostki B w kwocie 10.000 USD / 36.000 PLN (przeliczono po kursie 3,6 PLN / USD), a jednostka B wykazała zobowiązania wobec jednostki A w kwocie 10.000 USD / 8.000 EUR (przeliczono po kursie 0,8 EUR / USD). Waluta grupy kapitałowej to PLN, a kursy walut na koniec okresu sprawozdawczego wynoszą 3.7 PLN / USD oraz 4,6 PLN / EUR. Kwoty w walucie transakcji są zgodne. Po przeliczeniu danych na walutę PLN zespół konsolidacyjny zidentyfikuje różnicę w wysokości 800 PLN kwalifikowaną do różnic kursowych (8.000 EUR x 4,6 PLN / EUR = 36.800 PLN – 36.000 PLN = 800 PLN).

Przykład 2:

Jednostka A wykazała należności od jednostki B w kwocie 10.000 USD / 36.000 PLN (przeliczono po kursie 3,6 PLN / USD), a jednostka B wykazała zobowiązania wobec jednostki A w kwocie 9.500 USD / 7.600 EUR (przeliczono po kursie 0,8 EUR / USD). Waluta grupy kapitałowej to PLN, a kursy walut na koniec okresu sprawozdawczego wynoszą 3.7 PLN / USD oraz 4,6 PLN / EUR.  Kwoty w walucie transakcji nie są zgodne. Po przeliczeniu danych na walutę PLN zespół konsolidacyjny zidentyfikuje różnicę (-) 1.040 PLN (7.600 EUR x 4,6 PLN / EUR = 34.960 PLN – 36.000 PLN = (-) 1.040 PLN, w tym (-) 1.850 PLN (500 USD x 3.7 PLN / USD) to rzeczywista różnica, a 810 PLN (-1.040 PLN + 1850 PLN) to różnica kursowa.

Jednostka dominująca decyduje co do sposobu ujęcia obu różnic z uzgodnień poprzez wskazanie pozycji sprawozdawczych do ich alokacji.

W systemie IBM Cognos Controller zaraportowane na poziomie pary jednostek dane o wzajemnych obrotach i saldach są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”. Automatyczna eliminacja wzajemnych obrotów i sald wraz z alokacją pozostałych różnic z podziałem na różnice rzeczywiste i różnice kursowe (dodatnie i ujemne) następuje poprzez wygenerowanie automatycznego polecenia księgowania w ramach etapu konsolidacji „dzienniki automatyczne - salda wewnątrzgrupowe”. Eliminacja jest alokowana na poziom jednostek – uczestników transakcji.

IBM Cognos Controller zapewnia pełną automatyzację procesu przeliczeń walutowych danych zaraportowanych w walutach lokalnych. Każda pozycja sprawozdawcza posiada przypisany rodzaj kursu do przeliczenia waluty (średni za okres, kurs zamknięcia okresu, kurs historyczny, kurs średni za poprzedni rok obrotowy, kurs z bilansu zamknięcia itp.). Bieżące kursy walutowe są wprowadzane do systemu na poziomie całej grupy kapitałowej. Kursy historyczne do pozycji kapitałowych są ewidencjonowane dla poszczególnych zagranicznych jednostek zależnych również na poziomie całej grupy kapitałowej. IBM Cognos Controller umożliwia przenoszenie kursów bieżących i historycznych pomiędzy okresami sprawozdawczymi.

Kalkulacja różnic kursowych dla kapitału własnego odbywa się automatycznie podczas uruchomienia etapu konsolidacji „przeliczanie waluty” dla każdej pozycji wyodrębnionej w ramach kapitału własnego z osobna (np. kapitał podstawowy, kapitał zapasowy, kapitał rezerwowy, wynik z lat ubiegłych, wynik za bieżący okres, odpisy z zysku) z dalszym podziałem pozycji kapitałowych na ruchy w okresie przeliczone wg kursów historycznych:

• Bilans otwarcia
• Zwiększenia wg tytułów (podwyższenie, transfer (+), dopłata itp.)
• Zmniejszenia wg tytułów (obniżenie, transfer (-), dywidenda itp.)
• Bilans zamknięcia

oraz na różnice kursowe dotyczące:

• Bilansu otwarcia (przeliczenie wg kursu zamknięcia poprzedniego roku obrotowego)
• Zmian za okres (różnice powstałe w bieżącym okresie)
• Bilansu zamknięcia (przeliczenie wg kursu zamknięcia bieżącego okresu)

Przykład kalkulacji:

Pozycja sprawozdawcza	Wartość w EUR	Kurs historyczny PLN/EUR	Wartość w PLN wg kursu historycznego	Kursy zamknięcia BO / BZ  PLN/EUR	Wartość w PLN wg kursów zamknięcia
Kapitał podstawowy - BO	100,000.00	4.00	400,000.00	4.20 / 4.60	420,000.00 / 460,000.00
Kapitał podstawowy – podwyższenie	10,000.00	4.50	45,000.00	4.60	46,000.00
Kapitał podstawowy - BZ	110,000.00	4.05	445,000.00	4.60	506,000.00
Różnice kursowe - wycena BO wg kursu zamknięcia BO					20,000.00
Różnice kursowe - wycena BZ wg kursu zamknięcia BZ					61,000.00
Różnice kursowe - zmiana BO / BZ, w tym:					41,000.00
wycena BO wg kursu zamknięcia BZ					40,000.00
wycena podwyższenia wg kursu zamknięcia BZ					1,000.00

 

Kursy zastosowane do przeliczenia bilansu zamknięcia są automatycznie pamiętane jako kursy obowiązujące do przeliczenia bilansu otwarcia w kolejnym roku obrotowym.

IBM Cognos Controller zapewnia pełną kontrolę nad prawidłowością kalkulacji różnic kursowych, umożliwia pogłębioną analizę tych kalkulacji per pozycja sprawozdawcza wraz z zaprezentowaniem sumarycznej wartości różnic kursowych z przeliczenia jako odrębnej pozycji w ramach kapitału własnego.

 

Jednostki grupy kapitałowej bardzo często dokonują pomiędzy sobą transakcji sprzedaży zapasów, które odbywają się z zastosowaniem cen rynkowych i zawierają marżę (różnica pomiędzy wartością zapasów w cenach sprzedaży a ich wartością wg cen nabycia / kosztów wytworzenia).

W systemie IBM Cognos Controller dane o wzajemnych transakcjach zawierających niezrealizowaną marżę raportowane są z podziałem na rodzaje zapasów (wyroby, materiały, towary). Podział na grupy transakcji jest zcentralizowany i ujednolicony. Jednostka dominująca decyduje również o sposobie automatycznej eliminacji niezrealizowanej marży, w tym automatycznej kalkulacji odroczonego podatku dochodowego.

Eliminacja niezrealizowanej marży na zapasach jest realizowana przez IBM Cognos Controller w kilku krokach:

• Eliminacja przychodu i kosztu własnego sprzedaży dla jednostki sprzedającej,
• Eliminacja niezrealizowanej marży na obrotach pomiędzy jednostką sprzedającą i jednostką kupującą
• Eliminacja niezrealizowanej marży na zapasach dla jednostki kupującej
• Kalkulacja podatku odroczonego

Dane wejściowe do eliminacji przychodu i kosztu własnego są ewidencjonowane przez jednostkę sprzedającą i opcjonalnie przez jednostkę kupującą w walucie transakcji i walutach lokalnych ze wskazaniem drugiej strony transakcji.

Dane wejściowe do eliminacji niezrealizowanej marży na obrotach są ewidencjonowane centralnie lub przez jednostkę sprzedającą (% marży na obrotach) i jednostkę kupującą (wartość obrotów w jej walucie lokalnej).

Dane wejściowe do eliminacji niezrealizowanej marży na zapasach są ewidencjonowane centralnie lub przez jednostkę sprzedającą (% marży na zapasach z uwzględnieniem ich wiekowania) i jednostkę kupującą (wartość zapasów w jej walucie lokalnej).

Dane wejściowe do kalkulacji odroczonego podatku dochodowego są ewidencjonowane centralnie (% podatku dochodowego).

Przykład:

Jednostka A sprzedała do jednostki powiązanej B towary handlowe:

• Przychody ze sprzedaży towarów = 500.000 PLN
• Wartość sprzedanych towarów = 400.000 PLN
• Marża na sprzedaży towarów = 100.000 PLN (20%)
• Zapas towarów w jednostce B na koniec okresu sprawozdawczego = 250.000 PLN
• Stawka podatku dochodowego = 19%

Ujęcie powyższych transakcji kupna / sprzedaży w księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych jednostek powiązanych wymaga korekty wyniku grupy kapitałowej o 100.000 PLN (w okresie ujęcia sprzedaży towarów) oraz korekty kosztów z tytułu wartości sprzedanych towarów również o 100.000 PLN (ale w okresach ich późniejszej sprzedaży na zewnątrz przez jednostkę B). Ponieważ w przytoczonym przykładzie połowa zapasów (250.000 PLN do 500.000 PLN) nadal jest na stanie magazynowym jednostki B, korekta kosztów z tytułu wartości sprzedanych towarów na koniec bieżącego okresu sprawozdawczego wyniesie 50.000 PLN. Pojawia się również przejściowa różnica pomiędzy wartością bilansową, a wartością podatkową zapasów, która wymaga kalkulacji i ujęcia odroczonego podatku dochodowego.

W IBM Cognos Controller automatyczna korekta konsolidacyjna składa się z kilku elementów:

• Pomniejszenie przychodów ze sprzedaży i kosztu własnego sprzedaży towarów o 500.000 PLN – dotyczy jednostki A
• Zwiększenie kosztu własnego jednostki sprzedającej towary i zmniejszenie kosztu własnego jednostki kupującej o 100.000 PLN – dotyczy jednostek A i B
• Zwiększenie kosztu własnego jednostki kupującej vs zmniejszenie wartości zapasów towarów w jednostce kupującej o 50.000 PLN – dotyczy jednostki B
• Zwiększenie aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego vs korekta podatku dochodowego w rachunku zysków i strat o 9.500 PLN – dotyczy jednostki B.

W systemie IBM Cognos Controller zaewidencjonowane na poziomie pary jednostek dane o wzajemnych transakcjach zawierających niezrealizowaną marżę są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczanie waluty”. Eliminacja wzajemnych transakcji zawierających niezrealizowaną marżę następuje poprzez wygenerowanie automatycznych poleceń księgowania w ramach etapów konsolidacji „dzienniki automatyczne - salda wewnątrzgrupowe” oraz „dzienniki automatyczne – zysk wewnątrzgrupowy”. Niezrealizowana marża i odroczony podatek dochodowy są w sposób automatyczny alokowane pomiędzy wynikiem bieżącego okresu a wynikiem z lat ubiegłych.

IBM Cognos Controller zapewnia automatyczną eliminację udziałów i kapitałów na podstawie zdefiniowanej struktury grupy kapitałowej. Struktura grupy kapitałowej jest wielowariantowa i zmienna w czasie, co umożliwia wykonanie konsolidacji w kilku scenariuszach, np. konsolidacja statutowa, zarządcza, segmentowa, techniczna per wybrany zbiór jednostek. Dane niezbędne do zastosowania właściwej metody konsolidacji, w tym wyceny kapitałów mniejszości lub wyceny posiadanych udziałów metodą praw własności (% udział mniejszości w jednostkach zależnych / % udział grupy w kapitałach jednostek stowarzyszonych) są ewidencjonowane na poziomie struktury grupy kapitałowej.

IBM Cognos Controller zapewnia centralną ewidencję danych o transakcjach na udziałach i kapitałach poprzez rejestr udziałów i inwestycji, dostępny z poziomu grupy kapitałowej. Na starcie systemu ustala się i wprowadza wartości stanowiące bilans otwarcia danych niezbędnych do ujęcia wieloletnich korekt konsolidacyjnych, czyli wartości nabytych w poprzednich latach udziałów w jednostkach zależnych lub wniesionych dopłat wraz z odpowiednimi wartościami po stronie kapitałów własnych jednostek zależnych.  W systemie ewidencjonuje się dodatkowe tytuły ujawnione podczas rozliczenia nabycia jednostek zależnych takie jak wartość firmy, inne aktywa niematerialne, różnica z wyceny w wartościach godziwych itp. wraz z ich amortyzacją uwzględniającą przewidywany okres użytkowania. 

Wartości posiadanych udziałów są wprowadzane w walucie jednostki – właściciela tych udziałów, a wartości po stronie kapitałów jednostki zależnej można ewidencjonować w walucie właściciela udziałów lub walucie lokalnej jednostki zależnej, w zależności od decyzji grupy kapitałowej.

Po wprowadzeniu danych bilansu otwarcia zespół konsolidacyjny ewidencjonuje w rejestrze udziałów i inwestycji każdą nową transakcje dotyczącą:

• Zakupu lub sprzedaży udziałów
• Wniesienia / zwrotu dopłat
• Utworzenia / odwrócenia odpisów aktualizujących wartość udziałów / dopłat

wraz ze wskazaniem wartości do wieloletniej korekty konsolidacyjnej.

Dane o niezrealizowanych marżach na aktywach trwałych powstałych na skutek ich sprzedaży lub aportu wprowadza się z podziałem na dane do korekty jednorazowej (niezrealizowana marża) oraz korekty wieloletniej (amortyzacja od niezrealizowanej marży) wskazując odpowiednie pozycje sprawozdawcze (wynik na sprzedaży aktywów trwałych / kapitał z aktualizacji wyceny vs pozycja aktywów w bilansie) oraz przewidywany okres amortyzacji niezrealizowanej marży.

Przykład:

Jednostka A sprzedała środek trwały do jednostki powiązanej B:

• Cena sprzedaży netto = 120.000 PLN
• Wartość netto = 100.000 PLN
• Zysk ze sprzedaży = 20.000 PLN
• Przewidywany okres użytkowania = 10 lat

Ujęcie powyższych transakcji kupna / sprzedaży w księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych jednostek powiązanych spowodowało zawyżenie wyniku grupy kapitałowej o 20.000 PLN (w okresie ujęcia sprzedaży) oraz zawyżenie kosztów z tytułu amortyzacji również o 20.000 PLN (ale w okresie następnych 10 lat użytkowania środka trwałego).

W IBM Cognos Controller automatyczna korekta konsolidacyjna składa się z kilku elementów:

• Pomniejszenie przychodów z tytułu zysku na zbyciu aktywów trwałych w rachunku zysków i strat – dotyczy jednostki A (jednorazowa korekta marży w okresie ujęcia sprzedaży)
• Pomniejszenie wartości aktywów trwałych w bilansie = 20.000 PLN – dotyczy jednostki B (jednorazowa korekta marży w okresie ujęcia zakupu)
• Pomniejszenie kosztów z tytułu amortyzacji w rachunku zysków i strat vs zwiększenie wartości aktywów trwałych w bilansie = 2.000 PLN – dotyczy jednostki B (wieloletnia korekta amortyzacji x 10 lat)

W systemie IBM Cognos Controller dane w walutach lokalnych są przeliczane na walutę grupy kapitałowej w ramach pierwszego etapu konsolidacji „przeliczania waluty”. Eliminacja wzajemnych transakcji zawierających niezrealizowaną marżę na zbywanych aktywach trwałych następuje poprzez wygenerowanie automatycznych poleceń księgowania w ramach etapu „dzienniki automatyczne – zysk wewnątrzgrupowy”. Eliminacja udziałów i kapitałów wraz z kalkulacją dodatkowej amortyzacji i ewentualnych różnic kursowych następuje poprzez wygenerowanie automatycznego polecenia księgowania w ramach etapu konsolidacji „dzienniki automatyczne – rozliczenie transakcji nabycia”. Kalkulacja udziałów mniejszości lub wycena udziałów metodą prawa własności następują w sposób automatyczny. Alokacja eliminacji konsolidacyjnych pomiędzy wynikiem bieżącego okresu a wynikiem z lat ubiegłych oraz pomiędzy ruchami w bieżącym okresie a bilansem otwarcia również odbywa się w sposób automatyczny.

Każdy system do konsolidacji powinien posiadać funkcjonalność umożliwiającą wprowadzenie manualnych korekt danych sprawozdawczych dotyczących przykładowo:

• Dostosowania danych jednostkowych do wymogów grupy kapitałowej
• Wyeliminowania błędów na poziomie danych jednostkowych
• Dodatkowych zapisów uzgadniających obroty i salda wewnątrzgrupowe
• Ewidencji wybranych korekt konsolidacyjnych
• Uwzględnienia korekt zarządczych
• Uwzględnienia korekt audytora

IBM Cognos Controller umożliwia ewidencje dodatkowych korekt konsolidacyjnych na poziomie konkretnej jednostki w jej walucie lokalnej (podejście preferowane). Ponadto IBM Cognos Controller umożliwia ewidencje dodatkowych korekt konsolidacyjnych na poziomie grupy kapitałowej w walucie grupy kapitałowej, co najczęściej dotyczy w praktyce korekt audytora.

Manualne korekty konsolidacyjne można przenosić na kolejne okresy sprawozdawcze poprzez kopiowanie, przy czym np. wartości na pozycjach ruchu są w sposób automatyczny alokowane na pozycje bilansu otwarcia, a zysk (strata) za bieżący okres jest przenoszony do odpowiedniej pozycji „wyniku z lat ubiegłych”.

IBM Cognos Controller gromadzi i przetwarza dane finansowe w układzie pozycji sprawozdawczych z podziałem na:

• Dane zaraportowane przez jednostki grupy kapitałowej
• Automatyczne korekty konsolidacyjne
• Manualne korekty konsolidacyjne

Dane zaraportowane przez jednostki grupy kapitałowej to dane pochodzące z lokalnych ksiąg rachunkowych, które w każdym okresie sprawozdawczym są wprowadzane lub importowane do systemu do konsolidacji.  Większość tych danych ma charakter danych stanowych, czyli wartości na koniec okresu sprawozdawczego (bilans, objaśniające noty stanowe do bilansu) lub wartości narastająco za okres sprawozdawczy (rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, objaśniające noty stanowe do rachunku zysków i strat). Część danych sprawozdawczych zawiera dodatkowo informacje o wartościach na BO, ruchach o charakterze zwiększeń lub zmniejszeń oraz wartościach na BZ (zestawienie zmian w kapitałach własnych, objaśniające noty z ruchami do bilansu dotyczące aktywów trwałych lub zobowiązań finansowych). W przypadku not zawierających ruchy zachodzi potrzeba zapewnienia zgodności danych sprawozdawczych pomiędzy dwoma różnymi okresami, czyli poprzednim rokiem obrotowym i bieżącym okresem sprawozdawczym (miesiąc, kwartał lub kolejny rok obrotowy).

IBM Cognos Controller zapewnia systemowo zgodność danych BO z danymi BZ. Przenoszenie danych o ruchach z bilansu zamknięcia na bilans otwarcia odbywa się poprzez skopiowanie wartości pomiędzy okresami z zachowaniem informacji o wartościach walutowych i kursach walut zastosowanych do ich przeliczenia. Predefiniowane w systemie algorytmy do automatycznych korekt konsolidacyjnych również realizują taką funkcjonalność.

Każda korekta konsolidacyjna wymagająca uwzględnienia w wielu okresach sprawozdawczych w sposób automatyczny przenosi:

• dane wynikowe bieżącego okresu na wynik z lat ubiegłych w kolejnych okresach sprawozdawczych
• dane o ruchach o charakterze zwiększeń lub zmniejszeń w bieżącym okresie na bilans otwarcia danego zestawu ruchów w kolejnych okresach sprawozdawczych

Dane sprawozdawcze za bieżący okres i okresy poprzedzające prezentowane są w postaci raportów uwzględniających potrzeby informacyjne grupy kapitałowej, np. w postaci pakietu konsolidacyjnego w formacie wielozakładkowego arkusza Microsoft Excel (zawiera dowolny zestaw formularzy + dane za bieżący okres i poprzedni okres lub okresy, dla dowolnego zestawu danych jednostkowych lub skonsolidowanych).

Wskaźnik EBITDA najczęściej jest kalkulowany poprzez korektę wyniku z działalności operacyjnej o amortyzacje i może być prezentowany w IBM Cognos Controller jako dodatkowa kalkulowana pozycja sprawozdawcza w rachunku zysków i strat, co pozwala na jego wstępną analizę z perspektywy pojedynczej spółki grupy kapitałowej. Dane jednostkowe podlegają w procesie konsolidacji korektom i niektóre z tych korekt mogą mieć wpływ na wartość wskaźnika EBITDA po konsolidacji.

IBM Cognos Controller umożliwia przypisanie każdej korekty konsolidacyjnej (automatycznej lub manualnej) do konkretnej spółki w grupie kapitałowej. Podczas prac wdrożeniowych szczególną uwagę poświęca się alokacji korekt wpływających na wynik z działalności operacyjnej na poziom odpowiedniej jednostki, co przykładowo może dotyczyć korekty niezrealizowanej marży na zapasach lub aktywach trwałych.

Częstym problemem napotykanym w grupach kapitałowych mającym wpływ na kalkulację wskaźników na poziomie jednostki (w tym EBITDA) jest uproszczone podejście do ewidencji oraz eliminacji przychodów i kosztów z tytułu sprzedaży i zakupu usług. Uproszczenie polega na braku przyporządkowania kosztów wytworzenia takich usług do przychodów ze sprzedaży na potrzeby sprawozdawczości statutowej. Przykładowo spółka świadczy usługi księgowe, IT i podobne na rzecz pozostałych jednostek grupy kapitałowej, sporządza rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym i prezentuje koszty wytworzenia powyższych usług jako koszty zarządu, a nie koszty wytworzenia sprzedanych produktów. Jeżeli grupa sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym, to oczywiście nie ma możliwości wykazania w nim kosztów wytworzenia sprzedanych usług. Takie uproszczone podejście powoduje również brak danych do kalkulacji i eliminacji marży na wewnętrznej sprzedaży usług. Tym samym uproszczona korekta konsolidacyjna polega na pomniejszeniu przychodów z tytułu sprzedaży usług dla spółki – sprzedawcy usługi vs pomniejszenie kosztów z tytułu usług obcych w drugiej spółce – kupującej usługę. Jeżeli obroty z tytułu wzajemnego świadczenia usług stanowią istotną pozycję w jednostkowych sprawozdaniach finansowych to ich uproszczona ewidencja i następnie uproszczona korekta konsolidacyjna mają wpływ na kalkulacje EBIDTA po konsolidacji, a dotychczasowe podejście wymaga zmiany.

Dobra praktyka ewidencji korekt konsolidacyjnych stosowana w IBM Cognos Controller polega na alokacji każdej z nich na poziom właściwej jednostki grupy kapitałowej wraz z eliminacją istotnych wartości niezrealizowanej marży (nie tylko wartości aktywowane na zapasach i aktywach trwałych, ale również wartości dotyczące przenoszenia marży pomiędzy jednostkami powiązanymi, w tym usługi i operacje finansowe), co umożliwia pogłębioną zarządczą analizę dokonań grupy kapitałowej per jednostka lub segment działalności.

Grupy kapitałowe notowane na GPW obowiązkowo stosują Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) na potrzeby przygotowywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych grupy kapitałowej.

Bardzo często jednostka dominująca podejmuje decyzję o obowiązku zastosowania przepisów MSR / MSSF przez wszystkie (lub prawie wszystkie) jednostki zależne grupy kapitałowej. Takie podejście powoduje obowiązek dostosowania ewidencji księgowej każdej spółki zależnej do wymogów grupy kapitałowej oraz zazwyczaj rodzi obowiązek badania lokalnych sprawozdań finansowych sporządzonych zgodnie z MSR / MSSF przez biegłych rewidentów, co bardzo korzystnie wpływa na jakość danych jednostkowych.  Jednocześnie tak przygotowane i zweryfikowane przez niezależnych audytorów dane sprawozdawcze nie wymagają dalszych korekt dostosowujących na potrzeby ich konsolidacji, czyli jest to rozwiązanie preferowane z perspektywy grupy kapitałowej sporządzającej swoje skonsolidowane sprawozdania finansowe zgodnie z MSR / MSSF.

W grupie kapitałowej mamy również jednostki, dla których przejściowo lub docelowo nie opłaca się zastosować powyższego podejścia preferowanego. Takie jednostki prowadzą księgi rachunkowe i sporządzają swoje sprawozdania finansowe zgodnie z lokalnymi przepisami prawa bilansowego. Grupa kapitałowa powinna jednak zmodyfikować zapisy w polityce rachunkowości spółek zależnych w celu uwzględnienia wszystkich nie zabronionych prawem lokalnym rozwiązań MSR / MSSF dotyczących wyceny i sprawozdawczości. Następny krok to jednolite podejście do zamykania okresów sprawozdawczych poprzez wdrożenie obowiązkowej procedury, w tym harmonogramów prac. Dobrym zwyczajem jest również poddanie danych sprawozdawczym przeglądom wewnętrznych lub zewnętrznych audytorów w celu potwierdzenia zgodności danych lokalnych ksiąg rachunkowych z danymi na poziomie sprawozdawczym wymaganymi przez grupę kapitałową. Opisane podejście ma na celu minimalizację potencjalnych rozbieżności i nieprawidłowości na etapie raportowania danych jednostkowych zgodnie z wymogami grupy kapitałowej. Należy zwrócić uwagę, że ujednolicenie zasad rachunkowości wcale nie oznacza ujednolicenia księgowych planów kont i zastosowania jednorodnego systemu IT do ewidencji finansowo-księgowej, chodzi o zasady wyceny i sprawozdawczości, bez ingerencji w sprawy dotyczące ewidencji i podatków.

Kolejny skrajnie odmienny przypadek (niestety często spotykany w praktyce polskich grup kapitałowych) to akceptacja uproszczonego (podatkowego) podejścia do ewidencji i sprawozdawczości, a następnie dokonywania szeregu korekt pozaksięgowych w celu dostosowania istotnie zniekształconych ksiąg i ewidencji do wymogów grupy kapitałowej i zgodności z MSR / MSSF. Jeżeli mamy do czynienia z taką sytuacją to najlepszym rozwiązaniem jest zobowiązanie spółki zależnej do założenia kont pozabilansowych i ujęcia na nich korekt dostosowujących dane lokalne do danych zgodnych z wymogami grupy kapitałowej. Nadal trzymamy się zasady, że za dane jednostkowe odpowiada jednostka, co również dotyczy ich dostosowywania do wymogów grupy kapitałowej i zgodności z MSR / MSSF, a także mamy możliwość niezależnego audytu lokalnych danych sprawozdawczych.

IBM Cognos Controller umożliwia zaewidencjonowanie korekt dostosowujących lokalne dane sprawozdawcze do wymogów grupy kapitałowej poprzez manualne zapisy bezpośrednio w systemie do konsolidacji, które są wprowadzane przez poszczególne jednostki w ich walutach lokalnych lub przez zespół konsolidacyjny na poziomie całej grupy kapitałowej w walucie grupy kapitałowej. Wybór optymalnego rozwiązania zależy od specyfiki grupy kapitałowej, wymaga dostosowania do jej dotychczasowej praktyki i koncepcji biznesowej, powinien stanowić wyważoną i przemyślaną kombinację opisanych wyżej technik i możliwości, a zastosowane na etapie wdrożenia oprogramowania podejście może ulec zmianie wraz z rozwojem grupy kapitałowej.