Początek bieżącego roku to wyjątkowo pracowity okres dla osób zaangażowanych w procesy konsolidacji zarządczej i statutowej w Grupach Kapitałowych. Nie było łatwo.

Kumulacja zmian w przepisach prawa bilansowego, podatkowego i w zakresie badania sprawozdań finansowych przyczyniła się do ogromnego obciążenia osób zajmujących się sprawozdawczością. W wielu Grupach Kapitałowych trudności się spotęgowały.

Po raz kolejny powtarza się znany scenariusz: za dużo czasu wymaga przygotowanie danych do konsolidacji, a za mało jest czasu na ich analizę. Zakończono pracę nad danymi rocznymi, krótka przerwa na majówkę, wracamy i robimy Q1 - błędne koło. Pomijamy problemy organizacyjne, w tym dotyczące obsady zespołów konsolidacyjnych, ich przepracowanie i nieraz wypalenie zawodowe, nieuchronne zmiany kadrowe.

Naprawdę warto wspomóc osoby zajmujące się sprawozdawczością w Grupach Kapitałowych i zafundować im oprogramowanie do obsługi procesu konsolidacji.

Obecnie w wielu Grupach Kapitałowych wdrożono systemy transakcyjne klasy ERP, które wspierają procesy ewidencyjne.

Zastosowanie zaawansowanej informatyki do ewidencji danych w poszczególnych jednostkach Grupy Kapitałowej jest uznawanie za coś oczywistego i fundamentalnego.

W niektórych organizacjach są to rozwiązania światowej klasy, tak szybkie i zjawiskowe jak czerwone ferrari. Dane są zaewidencjonowane, przychodzi czas na ich prezentację i analizę w różnych perspektywach, i w tym momencie – STOP – przesiadamy się na … samochód innej klasy lub idziemy pieszo, bo nie mamy narzędzi dedykowanych do automatyzacji procesów konsolidacji.

Obecnie rynek oferuje kilka dobrych rozwiązań z zakresu automatyzacji konsolidacji. Na szczególną uwagę zasługuję oprogramowanie światowej klasy do konsolidacji zarządczej i statutowej IBM Cognos Controller – rozwiązanie, które obsługuje cały proces w sposób wysoce zautomatyzowany. IBM Cognos Controller pozwala zaimportować i uzgodnić dane jednostkowe, przekształcić dane na standardy i walutę Grupy Kapitałowej, wykonać automatyczne i manualne korekty konsolidacyjne na wymaganym poziomie szczegółowości oraz analizować dane jednostkowe i skonsolidowane w wymaganych perspektywach.

Wbrew pozorom oprogramowanie IBM Cognos Controller do usprawnienia procesów konsolidacji zarządczej i statutowej nie jest kosztowne a jego wdrożenie czasochłonne. Przykładowo, dla Grupy Kapitałowej z 20 jednostkami zależnymi koszt zakupu oprogramowania i wdrożenia zaczyna się od kwoty 10 tys. zł na spółkę i nawet fiskus traktuje taki zakup jako niskocenny.

Na łączny koszt dla Grupy Kapitałowej składa się zakup 5 licencji (jest to minimum) za około 100 tys. zł (5 tys. zł per spółka) oraz identyczny koszt wdrożenia w wersji podstawowej (5 tys. zł per spółka). Proces wdrożenia skorelowany jest z harmonogramem pracy zespołu konsolidacyjnego, a zespół wdrożeniowy składa się z osób posiadających nie tylko wiedzę informatyczną i znajomość oprogramowania, ale przede wszystkim doświadczenie w obszarze konsolidacji i organizacji Grup Kapitałowych.

Automatyzacja konsolidacji zarządczej i statutowej jest wymogiem chwili, a zainicjowanie całego procesu jeszcze w pierwszej połowie tego roku pozwoli na usprawnienie pracy już w bieżącym roku, a przede wszystkim przełoży się na szybkie, precyzyjne i komfortowe przejście przez proces zamykania okresów sprawozdawczych w kolejnych latach.